Tedarik Sözleşmelerinde Özen Yükümlülüğü

Tedarik sözleşmeleri, şirketlerin üretim ve satış süreçlerini ayakta tutan en kritik ticari ilişki modellerinden biridir. Ancak pratikte; teslimat gecikmesi, ayıplı ifa, kalite standardı ihlali, alt tedarikçi kaynaklı problemler ve zincirleme zararlar nedeniyle ciddi uyuşmazlıklar yaşanabilmektedir. Bu noktada “sözleşmeye aykırılık” iddialarının merkezinde çoğu zaman şu soru yer almaktadır:

Tedarikçi (ve/veya alıcı) sözleşme sürecinde “özen yükümlülüğüne” uygun davrandı mı?

Bu yazıda, tedarik sözleşmelerinde özen yükümlülüğünün ne anlama geldiğini, hangi alanlarda somutlaştığını ve tarafların nasıl bir sözleşme kurgusuyla riskleri azaltabileceğini ele alıyoruz.

1) Özen Yükümlülüğü Nedir?

Özen yükümlülüğü, en genel anlamıyla, kişinin yürüttüğü faaliyet kapsamında öngörülebilir bir zarar veya hak ihlalini önlemek için gerekli dikkat ve tedbirleri alma zorunluluğudur.

Bu yükümlülük, teoride soyut görünse de tedarik ilişkilerinde çok somut şekilde karşımıza çıkmaktadır:

• üretim planına uyum,

• termin sürelerinin korunması,

• kalite güvence süreçlerinin işletilmesi,

• kontrol ve denetim mekanizmalarının kurulması,

• risklerin öngörülmesi ve zamanında bildirilmesi.

Özen yükümlülüğü, özellikle ticari hayatta profesyonel işletmeler arasında kurulan ilişkilerde daha yüksek standartta değerlendirilmektedir. Çünkü “basiretli tacir” yaklaşımı gereği, tarafların riskleri önceden öngörmesi ve yönetmesi beklenmektedir.

2) Tedarik Sözleşmelerinde Özen Yükümlülüğü Neden Önemlidir?

Tedarik sözleşmeleri, klasik alım-satım sözleşmelerinin ötesinde, çoğu zaman:

• sürekli borç ilişkisi doğuran,

• uzun vadeli,

• karşılıklı güven ve iş birliği içeren,

• teknik/operasyonel süreçlere bağlı,

• üretim hattını doğrudan etkileyen

bir yapıdadır.

Özellikle “tam zamanında tedarik” (Just-in-Time / JIT) gibi modellerde tedarikçinin rolü, sadece mal teslim etmek değil, aynı zamanda üretim zincirinin “kesintisiz” işlemesini sağlamaktır. Bu sistemlerde sık ve küçük teslimatlar, kalite kontrolün tedarikçiye kayması gibi özellikler taraflar arasında daha yoğun bir koordinasyon gerektirmektedir. Bu sebeple özen yükümlülüğü, tedarik sözleşmelerinde yalnızca “ayıpsız teslim” ile sınırlı kalmaz; süreç yönetimi ve risk yönetimi boyutu da taşımaktadır.

3. Tedarik Sözleşmelerinde Özen Yükümlülüğünün Görünüm Biçimleri

Tedarik sözleşmeleri uygulamada çoğu zaman “satış” ilişkisine benzer görünse de; özellikle sürekli/tekrarlı teslimatlarda, tarafların karşılıklı iş süreçlerine entegre olması nedeniyle daha yoğun bir koordinasyon ve özen standardı gerektirmektedir. Bu durum, “tam zamanında tedarik” (Just-in-Time) sistemlerinde daha belirgin hale gelmektedir. JIT modelinde tedarikçi; az stokla çalışma düzeni nedeniyle, teslimat ve kalite standardını sürekli korumak zorundadır. Bu nedenle özen yükümlülüğü, tedarik ilişkilerinde aşağıdaki alanlarda somutlaşabilmektedir:

3.1. Termin (Zamanında Teslim) Yönetimi ve Gecikmenin Önlenmesi

Tedarik sözleşmelerinde gecikme, çoğu zaman basit bir “teslim tarihinin kaçırılması” şeklinde kalmamaktadır; alıcının üretim hattı, taahhüt ettiği teslimatlar ve üçüncü kişilerle ilişkileri üzerinde doğrudan etki yaratabilmektedir. Bu sebeple tedarikçi açısından özen yükümlülüğü;

• termin planlamasının gerçekçi yapılmasını,

• üretim ve lojistik süreçlerinin koordineli yönetilmesini,

• gecikme riskinin ortaya çıktığı anda derhal bildirim yapılmasını,

• gecikmenin etkisini azaltacak telafi adımlarının planlanmasını

gerektirmektedir.

Bu noktada özen yükümlülüğüne aykırılık iddiası, çoğu zaman “gecikmenin varlığı” ile sınırlı değil; gecikmenin önlenebilir olup olmadığı, tarafın süreci öngörüp yönetip yönetmediği üzerinden değerlendirilmektedir.

3.2. Kalite Standardı, Teknik Şartname ve Ayıpsız İfa Beklentisi

Tedarik ilişkilerinde kalite uyuşmazlıklarının temelinde genellikle iki problem görülmektedir:

1. Teknik kriterlerin sözleşmede yeterince belirgin olmaması,

2. Ürünün uygunluğunun objektif olarak ölçülebileceği kabul/ret mekanizmasının kurulmaması.

Özen yükümlülüğü, bu bağlamda tedarikçinin;

• teknik şartnameye uygun üretim yapmasını,

• ürün izlenebilirliğini (batch/seri/lot) sağlayacak kayıtları tutmasını,

• kalite kontrol süreçlerini standartlaştırmasını,

• ayıp ihtimali doğuran durumlarda alıcıyı bilgilendirmesini

gerektirmektedir.

JIT sistemlerinde kalite kontrol sorumluluğunun tedarikçiye kayması, özen standardını fiilen yükseltmektedir. Çünkü alıcı, ürünün “kullanıma hazır” şekilde tedarik edilmesine dayanarak stok ve kontrol süreçlerini minimize etmektedir.

3.3. Tedarik Zinciri Yönetimi ve Alt Tedarikçi Kaynaklı Riskler

Uygulamada tedarikçiler, üretimin belirli aşamalarında alt tedarikçi/taşeron kullanabilir. Ancak alt tedarikçi kaynaklı aksaklıklar, çoğu zaman tedarikçinin sorumluluğunu ortadan kaldırmaz; çünkü özen yükümlülüğü bakımından kritik olan husus, alt tedarikçinin seçimi ve sürecin denetimidir.

Bu kapsamda özen yükümlülüğü, tedarikçinin; alt tedarikçi seçimini objektif kriterlerle yapmasını, alt tedarikçinin üretim/lojistik kabiliyetini doğrulamasını, süreç takibini sağlayacak kontrol mekanizması kurmasını, gerektirmektedir.

Taraflar arasında alt tedarikçi kullanımının serbest/şarta bağlı olduğu, alt tedarikçi değişikliği halinde alıcı onayının aranıp aranmayacağı ve sorumluluğun nasıl belirleneceği, uyuşmazlık halinde belirleyici rol oynar.

3.4. Bilgilendirme, Risk Uyarısı ve Süreç İletişimi

Tedarik sözleşmelerinde özen yükümlülüğü; yalnızca “edimi yerine getirme” değil, risk doğuran olgular ortaya çıktığında bunu öngörüp yönetme ve karşı tarafı bilgilendirme yükünü de içerir.

Örneğin;

• ham madde temin sorunu,

• üretim arızası,

• lojistik engel,

• teknik standart değişikliği

gibi durumlar “son dakika” ortaya çıkmış gibi görünse dahi, tarafın süreç yönetimi ve kayıtları üzerinden öngörülebilirlik ve zamanında uyarı değerlendirmesi yapılabilir. Bu nedenle tedarik sözleşmelerinde, bildirim ve iletişim düzeninin “kanıtlanabilir” şekilde tasarlanması önem arz etmektedir (ör. yazılı bildirim, e-posta, KEP vb.).

4. Özen Yükümlülüğünde İspat Meselesi: Uyuşmazlıkların Pratikte Çözüldüğü Yer

Tedarik uyuşmazlıklarında teorik tartışmalar çoğu zaman “özenli davranıldı mı?” sorusundan başlar; ancak davaların büyük kısmı ispatın hangi delillerle yapılabileceği noktasında şekillenmektedir. Bu tür ihtilaflarda özellikle şu iki kategori önem taşımaktadır:

4.1. Süreç Delilleri (Operasyonel Kayıtlar)

• termin planı ve revizyon kayıtları

• sevk irsaliyeleri, teslim tutanakları

• üretim çizelgeleri

• kalite kontrol raporları

• e-posta yazışmaları, uyarı mesajları

• uygunsuzluk (non-conformity) raporları

4.2. Teknik Deliller (Uygunluk/Standardizasyon)

• teknik şartname, numune onay dokümanları

• sertifikalar, test raporları

• ürün izlenebilirliği (lot/seri) kayıtları

• bağımsız inceleme/bilirkişi raporları

Özen yükümlülüğü bakımından değerlendirme yapılırken, olayın tehlikesi/önemi ve davranış standardının objektif ölçütlerle belirleneceği vurgulanmaktadır. Bu nedenle sözleşmenin, tarafların elindeki delil setini kuracak şekilde tasarlanması uyuşmazlık önleyici işlev görmektedir.

5. Özen Yükümlülüğünü “Uygulanabilir” Hale Getirmek

Uygulamada tedarik sözleşmelerinin önemli bir kısmı, yalnızca “mal – fiyat – teslimat” şablonuyla kurulmakta; termin, kalite ve tazminat rejimi açık şekilde düzenlenmediği için taraflar uyuşmazlık anında genel hükümlere dayalı geniş yorum tartışmalarına girmektedir.

Bu risk, aşağıdaki düzenlemelerle azaltılabilir:

5.1. Termin ve Gecikme Rejimi

• teslimat takvimi / sipariş planı ekleri

• gecikme halinde bildirim süresi

• telafi teslimatı / ikame tedarik mekanizması

• gecikme tazminatı ve/veya cezai şart

5.2. Kalite ve Kabul – Ret Mekanizması

• teknik şartname ve kabul kriterleri

• numune onayı ve değişiklik yönetimi

• ayıp ihbar süresi ve yöntemi

• iade/yeniden üretim prosedürü

  
  

5.3. Alt Tedarikçi ve Zincir Riskleri

• alt tedarikçi kullanım şartları

• alt tedarikçi değişikliğinde onay

• alt tedarikçi kaynaklı ihlalde sorumluluk

• denetim (audit) hakkı

5.4. Bildirim, Kayıt ve Delil Düzeni

• yazılı bildirim zorunluluğu

• hangi iletişim kanalının geçerli olacağı

• gecikme/ayıp halinde raporlama yükümlülüğü

• uyuşmazlık halinde delillerin saklanması

6. Sonuç

Tedarik sözleşmelerinde özen yükümlülüğü, salt “teslimat” veya “ayıpsız mal” ile sınırlı olmayan; termin, kalite, bildirim ve tedarik zinciri yönetimini içeren bir davranış standardıdır. Özellikle JIT gibi sistemlerde tedarikçi-alıcı ilişkisi daha yoğun bir koordinasyon gerektirdiğinden, özen yükümlülüğünün kapsamı pratikte genişlemektedir. Uyuşmazlıkların önemli bir kısmı ise özenin varlığı/yokluğu kadar, tarafların süreçlerini belgeleyip belgeleyemediği ve sözleşmenin bu belge düzenini kurup kurmadığı noktalarında çözülmektedir. Bu nedenle tedarik sözleşmelerinin; termin, kalite, bildirim ve sorumluluk rejimini netleştiren, ölçülebilir ve ispatlanabilir bir sistemle düzenlenmesi, hem tedarikçinin hem alıcının ticari güvenliğini arttırabilecektir.

Av. Oğuz Kara